あなたはメール処理に1日何時間かけていますか?

メールは本来、意思疎通をスムーズにするためのツール。
かえって多くの時間を奪われているとすれば、まさに本末転倒です。

 

私にも1日100~200通ほどのメールが届きます。
そんな私が実際にやっていて、これは有効だ!と思った方法をご紹介します。

 

方法その1
メールの仕分けはシンプルに!

 

受信したメールを細か~くフォルダに分けている人がいますが、一般的に「仕分けるほど効率が悪くなる」傾向にあります。

だって、フォルダの数が増えるたび、探す手間も時間も増えるし、フォルダを開く手間も増えるんですから!

 

私の仕分けは、シンプルで
「処理済」「あとで読む」「処理不要」
この3つに分けているだけです。

 

●処理済
受信トレイにあるメールで処理が終わったものをこのフォルダに入れています。

●あとで読む
・メルマガなどのすぐには読まないメール
・定期報告など返信不要のメール

●処理不要
・読む必要もないDMなど
・「あとで読む」フォルダの既読済みのメール

 

一方、処理が必要な仕事のメールはすべて「受信トレイ」に残しておきます。
ここに届いたメールは、優先順位をつけず、着いた順に処理していきます。

 

方法その2

メールチェックの時間を、決める!

 

以前の私。

朝、出社してパソコンを開いたらまずはメールソフトを立ち上げる。

そしてそのままメールソフトを開いたままで、メールを受信するたびにパソコンの右下に通知が来る。
通知がきたらメールソフトで確認をして「即レス」を心がけていました!

 

もしかしてあなたも同じようなこと、やっていませんか?

 

メールの内容をチェックをする度、業務が中断され、集中力が削がれるんですよね。
無意識のメールチェックは、業務の効率を著しく下げる要因です。
その時は気づいてませんでしたが。

 

一流のビジネスマンの条件に「即レス」が求められる昨今ですが、相手がメールを送信して2時間以内ならば、返事が遅い印象を与えません。

メールに逐一返事をすることで結果的に仕事が遅くなれば、むしろ悪い印象を与えることになります。

 

現在の私。

メールをさばく時間をあらかじめ決めてあります。

時間を決めているので、スマホなどでチェックもしないので、集中力が途切れることが、なくなりました。

・7時前
・10時
・12時
・15時
・17時

 

まずは「あとで読む」「処理不要」に割り振ります。

残った受信トレイのメールを処理します。

そして処理しきれなかったメールは受信トレイに残ったままになるので、自分にプレッシャーを与え続けます。

打ち合わせなどがあると、時間は前後しますが、作業時間は15分程度です。

 

方法その3
文章の書くスピードをアップ!

メールを書いているうちに思わぬ時間が経ってしまっていることはよくあるもの。

本来、1通にかける時間は平均3分、少なくとも5分以内に収めないと、メールをさばく作業が一日の大半をしめるようになってしまいます。

3分以内にメールを書くには、自分がよく書くビジネスメールの定型文を作っておくと、いちいち文面を考える手間も省け、書くスピードもアップします。

 

さらに、よく使う単語やフレーズは「単語登録」してあります。

Windowsの場合は、パソコン単体になりますが、Macの場合は、iPhoneと同期がとれるので、便利です。

 

方法その4
読む時間を短縮する

「あとで読む」フォルダは、移動などのスキマ時間に見るようにしています。

トイレ休憩するときや飲み物を飲むときに、スマホなどで2~3通目を通すこともあります。

 

このフォルダにはいっているメールが少なくなればなるほど、読む時間は短縮されます。

情報共有でCCとして含まれるメールは実は見ていないという人も多く、大量のメールに埋もれて重要な情報が伝わっていないこともあります。

 

 

解決策は、共有すべきメールを結論や成果のみに留めること。

 

 

共有メールは、チャットのように使うのではなく、確定した事項のみを送るように社内やチームでルールを徹底するといいでしょう。

 

これは少し時間がかかる方法ですが、
1~3の内容は今日、いまからでも実践できる方法です。

ぜひ試してみて下さい。

 

 

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

Fin.